Dalam berbisnis, sangat penting untuk memiliki invoice atau faktur untuk kepentingan pencatatan pembayaran dan transaksi. Apa itu invoice dan bagaimana cara membuatnya untuk bisnis Anda? Berikut adalah penjelasan lengkapnya!
Apa itu invoice?
Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk mengirimkan tagihan kepada pelanggan atas barang atau jasa yang telah dibeli atau digunakan. Invoice biasanya dikeluarkan oleh penjual atau penyedia layanan kepada pelanggan setelah transaksi selesai. Tujuannya adalah untuk memberikan catatan yang jelas tentang apa yang telah dibeli atau digunakan oleh pelanggan, serta jumlah yang harus dibayarkan.
Invoice mencakup permintaan pembayaran yang memuat rincian transaksi, seperti jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga per item, total biaya, tanggal jatuh tempo pembayaran, serta informasi penting lainnya seperti nama dan alamat penjual dan pembeli.
Apa fungsi dari penyediaan invoice di bisnis Anda?
Secara garis besar, penyediaan invoice akan membantu Anda dalam melakukan catatan keuangan, pembukuan, dan rekonsiliasi. Berikut adalah beberapa fungsi invoice lainnya untuk bisnis Anda:
- Sebagai dokumen tagihan dari pebisnis ke pelanggan untuk melakukan pembayaran
- Jika ada ketidakcocokan seperti harga dan kuantitas barang, invoice bisa menjadi pedoman yang sah karena merupakan bukti pengeluaran barang
- Invoice juga berfungsi untuk memantau perkembangan bisnis karena mencatat riwayat pembelian dari waktu ke waktu
- Invoice juga berguna untuk membantu pembukuan keuangan bisnis Anda
Jenis-jenis invoice
Terdapat beberapa jenis invoice yang bisa Anda buat sesuai dengan tipe bisnis Anda, baik itu untuk bisnis berskala kecil, menengah, hingga perusahaan:
1. Invoice penjualan
Ini adalah jenis invoice yang paling umum digunakan ketika bisnis menjual barang atau jasa kepada pelanggan. Faktur penjualan mencantumkan rincian barang atau jasa yang dibeli, harga per item, jumlah, total biaya, dan informasi pembayaran lainnya.
2. Invoice proforma
Faktur proforma adalah estimasi atau perkiraan biaya yang diberikan kepada pelanggan sebelum transaksi sebenarnya terjadi. Ini memberikan gambaran tentang jumlah yang harus dibayarkan sebelum pembelian atau pengiriman dilakukan. Faktur proforma tidak dapat digunakan untuk pembayaran, tetapi digunakan untuk memberikan perkiraan biaya kepada pelanggan.
3. Invoice Konsuler
Invoice konsuler merupakan faktur atau dokumen penagihan yang dibuat ketika melakukan transaksi internasional. Jenis invoice ini banyak digunakan dalam transaksi luar negeri seperti ekspor ataupun impor.
4. Invoice jasa
Faktur jasa digunakan oleh bisnis yang menyediakan layanan daripada barang fisik. Ini mencantumkan rincian layanan yang disediakan, biaya per jam atau paket, jumlah jam atau sesi, total biaya, dan instruksi pembayaran.
5. Invoice berkala
Invoice berkala digunakan ketika bisnis memiliki langganan atau kontrak berlangganan dengan pelanggan. Ini mencakup jasa yang disediakan secara berkala, seperti langganan bulanan atau tahunan, dan mencantumkan rincian biaya berulang, tanggal jatuh tempo, dan instruksi pembayaran.
6. Invoice pajak
Invoice aktur Pajak dikeluarkan oleh bisnis yang terdaftar sebagai pengusaha kena pajak. Ini mencantumkan rincian transaksi dan juga mencakup informasi pajak yang dikenakan, seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai). Faktur ini penting untuk pelaporan pajak dan kepatuhan hukum.
Apa saja yang harus dicantumkan dalam invoice?
Sebagai pemilik bisnis, penting bagi Anda untuk dapat mengeluarkan invoice yang profesional dan akurat kepada pelanggan Anda. Berikut adalah beberapa poin yang harus Anda cantumkan dalam membuat invoice:
1. Informasi perusahaan atau bisnis Anda
Langkah pertama dalam membuat invoice adalah mencantumkan informasi perusahaan Anda. Ini mencakup nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan nomor identifikasi pajak (jika diperlukan). Pastikan informasi ini tercantum dengan jelas dan terlihat profesional.
2. Informasi pelanggan
Setelah informasi perusahaan ditambahkan, langkah berikutnya adalah mencantumkan informasi pelanggan. Ini mencakup nama pelanggan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Pastikan informasi ini akurat dan sesuai dengan catatan pelanggan Anda.
3. Nomor faktur dan tanggal
Setiap invoice harus memiliki nomor faktur unik dan tanggal penyelesaian. Nomor faktur membantu dalam pelacakan dan referensi, sementara tanggal penyelesaian menunjukkan kapan invoice dikeluarkan. Pastikan untuk menggunakan urutan nomor faktur yang konsisten untuk menjaga kejelasan dan keteraturan.
4. Rincian transaksi
Cantumkan rincian transaksi yang jelas dan sedetail mungkin. Ini mencakup deskripsi barang atau jasa yang diberikan, jumlah, harga per unit, dan total biaya. Jika ada diskon atau biaya tambahan, pastikan untuk mencantumkannya secara terperinci.
5. Tanggal jatuh tempo pembayaran
Tentukan tanggal jatuh tempo pembayaran yang sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda. Ini memberi tahu pelanggan kapan mereka harus melakukan pembayaran. Jelaskan juga metode pembayaran yang bisa diterima, seperti transfer bank, e-wallet, dan lain sebagainya.
6. Logo perusahaan
Tambahkan logo perusahaan Anda pada invoice untuk memberikan tampilan profesional dan merek yang konsisten. Pastikan logo memiliki resolusi yang baik dan terlihat jelas di dokumen.
Bagaimana cara membuat invoice untuk bisnis Anda?
Tergantung kebutuhan dan preferensi Anda, Anda dapat membuat invoice secara manual dengan spreadsheet maupun dengan bantuan online tools. Selanjutnya, kami akan menjelaskan kedua cara ini dengan lebih rinci.
Membuat invoice secara manual dengan spreadsheet
Anda bisa membuat invoice secara manual melalui berbagai macam aplikasi seperti: Microsoft Excel, Google Sheets ataupun aplikasi lain yang sejenis.
Jika Anda membuat invoice secara manual, pastikan bahwa data yang anda masukan benar dan akurat. Pastikan Anda melakukan double check untuk memastikan bahwa data yang Anda masukan benar dan akurat.
1. Buka aplikasi Microsoft Excel (atau Google Sheets)
Setelah menentukan aplikasi yang ingin Anda gunakan dalam membuat invoice, langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat file baru dan pilih invoice template yang tersedia di sistem sesuai dengan preferensi yang Anda inginkan.
Anda bisa menggunakan template ini sebagai panduan awal dalam membuat invoice secara manual.
2. Mengubah informasi pada template yang Anda gunakan
Setelah menemukan template yang cocok, langkah berikutnya adalah mengubah beberapa informasi yang ada di dalamnya. Beberapa informasi yang perlu diubah meliputi beberapa poin penting yang harus dicantumkan dalam invoice seperti yang telah dijelaskan pada poin sebelumnya.
- Pastikan informasi seperti nama perusahaan, alamat, dan jumlah total pembelian tepat dan akurat. Setelah semua informasi identitas terisi dengan lengkap, langkah selanjutnya adalah mengisi bagian tabel invoice.
- Di sini, terdapat dua poin penting, yaitu deskripsi (description) yang berisi nama barang atau jasa yang akan ditagih, dan jumlah (amount) yang menjelaskan nilai atau jumlah uang yang harus dibayarkan.
- Setelah tabel terisi, jangan lupa untuk mengatur mata uang (currency) dengan membuat teks tebal pada bagian jumlah (amount), kemudian klik “Format Cells”, pilih “Currency”, dan klik “OK” untuk menyimpan perubahan tersebut.
Baca juga: Apa Itu Payment Gateway?
Membuat invoice secara mudah dengan online tools
Proses pembuatan invoice secara manual dengan menggunakan spreadsheet bisa memakan banyak waktu dan tenaga. Agar operasional bisnis Anda lebih efisien, mungkin Anda bisa mempertimbangkan opsi membuat invoice dengan bantuan online tools yang mudah digunakan.
Online tools dapat membantu Anda bekerja lebih cepat dan minim kesalahan, terutama jika Anda memiliki banyak invoice yang harus dibuat setiap harinya.
Salah satu cara terpraktis dalam membuat invoice adalah terhubung dengan layanan payment gateway. Fitur payment link yang terdapat dalam payment gateway bisa membantu Anda meringkas beban kerja dalam membuat invoice.
Dengan bantuan online tools, Anda dapat membuat dengan mudah dan cepat—dan bahkan ada kemungkinan juga secara otomatis—dan kemudian mengirimkannya kepada pelanggan melalui payment link yang bisa dikirimkan ke berbagai aplikasi pesan sesuai dengan preferensi pelanggan (WhatsApp, SMS, email, dan lain sebagainya).
Melalui payment link, pelanggan kemudian bisa melanjutkan proses checkout dengan memilih metode pembayaran yang mereka gemari (transfer bank, kartu kredit, e-wallet, QRIS, dan sebagainya). Semua proses ini bisa dilakukan dalam hitungan menit!
Tak hanya itu, Anda juga akan mendapatkan notifikasi otomatis ketika dana telah diterima dan laporan pembukuan yang terstruktur dalam satu dasbor terpadu.
Baca juga: Payment Link: Solusi Pembayaran Hanya dengan Sekali Klik
Cara membuat invoice melalui Xendit
Anda tidak memiliki tim IT? Tidak masalah! Membuat invoice online melalui Xendit bukanlah perkara yang sulit. Anda bisa menyediakan invoice melalui payment link dengan dua cara:
- On-demand (sesuai kebutuhan) – melalui dasbor Xendit
Opsi ini sangat cocok untuk perusahaan yang tidak memiliki kemampuan IT yang mendalam, karena Anda dapat membuat invoice (payment link) hanya dalam beberapa klik. Simak betapa mudahnya proses pembuatan invoice ini dalam video berikut:
- Secara otomatis – melalui integrasi API
Opsi ini dapat membuat bisnis Anda jauh lebih efisien dengan mengotomatiskan seluruh proses pembuatan invoice. Dengan integrasi API, invoice/payment link akan dibuat dan dikirim ke pelanggan secara otomatis dalam hitungan detik, tanpa perlu langkah manual apapun. Untuk memahami lebih lanjut tentang penggunaan ini, simak bagaimana Bakmi GM dapat memproses pesanan lebih cepat 2x lipat dengan solusi ini.
Mengelola invoice online di Xendit Dashboard
Semua invoice yang dibuat akan ditampilkan pada Dasbor Xendit beserta statusnya, apakah sudah dibayar, masih menunggu pembayaran, atau sudah expired.
Seluruh invoice pada Dasbor juga bisa di export menjadi file CSV, yang bisa di download ke akun email Anda. Sebelum melakukan export, Anda juga bisa filter untuk pemilihan tanggal atau status invoice, sehingga tim finance Anda akan dengan mudah melakukan rekonsiliasi data keuangan.
Buat invoice online dengan Xendit sekarang juga dan tingkatkan efisiensi bisnis Anda
Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang menyederhanakan proses pembuatan invoice dengan payment link, Anda dapat membaca penjelasan lebih rinci tentang payment link di artikel ini.
Melihat betapa mudahnya proses pembuatan invoice melalui Xendit, Anda mungkin ingin segera mencobanya. Daftar akun Xendit sekarang juga untuk mencoba solusi kami secara gratis!
