Dalam dunia bisnis, Anda wajib mengenal invoice. Invoice merupakan berkas yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang ditujukan untuk customer. Ringkasnya, invoice dikenal sebagai data transaksi atau catatan transaksi. Dalam perusahaan, bentuk invoice dapat berbeda-beda sesuai kebutuhan. Salah satunya adalah proforma invoice yang biasa disiapkan supplier sebelum menyediakan produk.
Dalam transaksi skala kecil, invoice langsung digunakan sebagai file tagihan. Sementara bagi perusahaan dengan transaksi skala besar, invoice diajukan ke customer dengan dilengkapi surat tagihan dan kwitansi.
Setiap perusahaan jasa membutuhkan invoice untuk transaksi yang terjadi. Namun jika klien perusahaan tersebut tidak menginginkan detail atau rincian jasa yang akan dibayar, maka menggunakan kwitansi saja dianggap sudah cukup.
Pembuatan invoice dilakukan sesuai dengan barang atau jasa yang diterima dengan baik oleh customer Anda. Karena tidak jarang barang yang telah dikirimkan pada akhirnya diterima sebagian saja atau malah ditolak karena ada ketidaksesuaian pesanan. Maka dari itu invoice dibuat dan dikirimkan setelah tahap delivery order, serta ditandatangani oleh pihak customer.
Setiap kali terjadi pembelian, transaksi dapat dilakukan dalam sekali surat jalan atau dapat dilakukan secara bertahap dari surat jalan tersebut. Sehingga banyak kebijakan perusahaan yang memutuskan pembayaran dapat dilakukan setelah pesanan diterima oleh pembeli.
Maka dari itu invoice akan dibuat jika pesanan pelanggan telah diselesaikan secara keseluruhan. Setelah itu baru diperlukan informasi ringkas terkait dokumen-dokumen mengenai rincian tagihan tersebut. Keperluan ini penting untuk penerima tagihan maupun penjual.
Seringkali invoice dibuat sebanyak tiga lembar, dengan rincian satu lembar copy berwarna ditujukan kepada pembeli yang telah melunasi atau menyelesaikan pembayarannya. Kedua, satu lembar copy berwarna sebagai arsip bagian penjualan. Ketiga, satu lembar copy berwarna lainnya sebagai laporan bagian keuangan dalam penjualan. Invoice tersebut nantinya dijadikan sebagai bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.
Proforma Invoice
Proforma invoice merupakan faktur yang disiapkan oleh supplier sebelum menyediakan barang atau jasa. Nah, proforma invoice ini nantinya akan dikirim ke customer sebelum mereka menerima produk. Fungsi dari proforma invoice di antaranya untuk memberikan layanan kepada pembeli atas transaksi yang dilakukan.
Selain itu, memungkinkan pembeli dalam memperkiraan biaya transaksi yang harus dibayar untuk produk yang dibeli, biaya pengiriman dan biaya pemrosesan. Proforma invoice juga dikenal sebagai jenis faktur sementara, yang diberikan sebelum penyerahan barang dilakukan secara keseluruhan.
Bisa dikatakan bahwa faktur tersebut dapat digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diberikan kepada pembeli dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah. Melalui pengadaan proforma invoice yang disediakan, pembeli akan melunasi pembayaran. Pembelian melakukan pemesanan barang berdasarkan proforma invoice, namun barang tersebut belum diterima seluruhnya dari jumlah pesanan. Selanjutnya proforma invoice pada akhirnya akan ditukar dengan faktur utuh atau faktur biasa apabila seluruh barang yang dipesan telah diterima secara keseluruhan.
Lalu bagaimana perbedaan Invoice dan Proforma Invoice?
Fungsi dan Ketentuan Invoice
- Sebagai informasi atas barang atau jasa yang dipesan oleh pelanggan
- Sebagai informasi atas nilai tagihan dan termin pembayaran yang harus dilunasi oleh pelanggan
- Pelanggan dapat memperbaiki barang atau jasa, serta nilai yang dibeli jika yang tercatat tidak sesuai dengan pesanan
- Jika nantinya barang atau jasa yang tercatat akan dijual lagi kepada pihak lain, rujukan yang absah.
- Rujukan yang absah untuk memasukkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan
- Rujukan yang absah sebagai faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu
Fungsi dan Ketentuan Proforma Invoice
- Faktur ringkasan atau perkiraan yang dikirim oleh penjual kepada pelanggan sebelum pengiriman barang dilakukan
- Mencatat jenis dan jumlah barang yang dipesan, nilai barang, dan informasi penting lainnya seperti berat dan biaya kirim
- Faktur proforma biasanya digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan
- Proforma invoice berbeda dari faktur biasa, karena bukan tagihan atau penagihan pembayaran
- Perbedaan yang paling umum dari invoice dan proforma invoice adalah dari pembuatan pencatatan transaksi, karena invoice itu tersebut merupakan bentuk piutang sedang proforma invoice adalah transaksi pencatatan masih berupa draft yang harus dikonfirmasi lagi menjadi invoice
Itulah penjelasan lengkap terkait proforma invoice yang penting untuk Anda ketahui. Banyaknya pelanggan Anda nantinya akan membutuhkan dokumen-dokumen tersebut, dan Anda juga membutuhkan pencatatan transaksi penjualan yang baik. Namun dapat dibayangkan betapa repotnya menyiapkan dokumen-dokumen tersebut tanpa bantuan sistem.
Saat ini keberadaan payment gateway di Indonesia seperti Xendit dapat memudahkan Anda dalam mengurus pembuatan invoice. Karena melalui fitur yang disediakan, pengelolaan dan pencatatan transaksi penjualan dilakukan secara otomatis dan realtime. Invoice online juga langsung dikirimkan secara otomatis kepada pelanggan. Sehingga Anda akan banyak terbantu dan dimudahkan melalui penggunaan payment gateway untuk toko online Anda.
Cari tahu selengkapnya mengenai Payment Gateway Terbaik di website kami atau segera daftar dan coba demo gratis Xendit sekarang!
